Rechtlicher Rahmen
In der Lebensmittelversorgung ist Software kein neutrales Werkzeug. Sie erzeugt den Speiseplan, der am Eingang hängt – mit der Fußnotenlegende, an der die Kontrolle als Erstes hängen bleibt. Sie dokumentiert Temperaturen, die im Streitfall als Nachweis dienen. Sie verarbeitet Kostformangaben, die Gesundheitsdaten sein können. Und sie erzeugt Belege, die steuerlich Bestand haben müssen.
Wer diese Anforderungen erst nach der Entwicklung dazuplant, baut zweimal. Wir kennen sie und berücksichtigen sie im Datenmodell – von Anfang an.
Schwerpunkt
Der Bereich, in dem Software am unmittelbarsten haftungsrelevant wird. Was auf dem Aushang steht, hat der Betrieb zu verantworten – erzeugt wird es aber vom System.
Die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV, VO (EU) Nr. 1169/2011) verlangt in Art. 44 auch für nicht vorverpackte Lebensmittel – also für Speisen aus Küche, Kantine, Mensa und Ausgabe – die Information über die in Anhang II gelisteten Allergene. Die nationale Ausgestaltung regelt die Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung (LMIDV).
Nach § 4 LMIDV ist die Information schriftlich möglich – etwa als Fußnote am Gericht, als Allergenverzeichnis, auf der Speisekarte oder per Aushang. Zulässig ist auch eine mündliche Auskunft durch das Personal, allerdings nur unter zwei Bedingungen: Es muss eine schriftliche Dokumentation vorliegen, die für Gäste und die Lebensmittelüberwachung leicht zugänglich ist, und auf die Möglichkeit der mündlichen Auskunft muss deutlich sichtbar schriftlich hingewiesen werden.
Was das für die Software bedeutet:
Für kennzeichnungspflichtige Zusatzstoffe gilt ein strengerer Maßstab als für Allergene: Die Zusatzstoff-Zulassungsverordnung (ZZulV) verlangt eine schriftliche Kenntlichmachung. Der Hinweis „fragen Sie das Personal" genügt hier nicht.
Anzugeben ist die Funktionsklasse in festgelegter Formulierung – etwa „mit Farbstoff", „mit Konservierungsstoff", „mit Antioxidationsmittel", „mit Geschmacksverstärker", „geschwefelt", „geschwärzt", „gewachst", „mit Phosphat", „mit Süßungsmittel", „enthält eine Phenylalaninquelle", „koffeinhaltig", „chininhaltig". Die konkrete E-Nummer ist nicht erforderlich. In der Praxis erfolgt die Angabe als Ziffernfußnote direkt am Gericht mit Legende auf demselben Aushang.
Was das für die Software bedeutet: Zusatzstoffkennzeichen müssen sich – wie Allergene – aus dem Artikelstamm durch die gesamte Rezepturkette ziehen, und Speiseplan-Layouts müssen Fußnoten und Legende automatisch und vollständig erzeugen. Eine Legende, die einen verwendeten Schlüssel nicht enthält, ist ein Formfehler.
§ 13 der Preisangabenverordnung (PAngV) in der seit dem 28. Mai 2022 geltenden Fassung regelt Gaststätten und Beherbergungsbetriebe. Preise für Speisen und Getränke sind in einem Preisverzeichnis anzugeben, das auf den Tischen ausliegt, jedem Gast vor der Bestellung vorgelegt oder gut lesbar angebracht wird. Zusätzlich ist neben dem Eingang ein Preisverzeichnis mit den wesentlichen Angeboten anzubringen. Die genannten Preise müssen Endpreise sein – einschließlich Umsatzsteuer, Bedienungsgeld und sonstiger Zuschläge.
Was das für die Software bedeutet: Digitale Speisekarten, QR-Karten am Tisch und Bestell-Apps sind Preisverzeichnisse im Sinne der Verordnung. Sie müssen Endpreise ausweisen, dürfen Tarifunterschiede – Gast, Mitarbeitende, Bewohner – nicht vermischen und müssen mit dem Aushang und der Kasse übereinstimmen. Bei unterschiedlichen Steuersätzen für Verzehr im Haus und außer Haus muss das System beide Varianten korrekt führen.
Wer in der Außer-Haus-Verpflegung mit Bio wirbt, unterliegt der EU-Öko-Verordnung (VO (EU) 2018/848). Seit Oktober 2023 gilt ergänzend die Bio-Außer-Haus-Verpflegung-Verordnung (Bio-AHVV). Sie schafft einen eigenen Rahmen für Restaurants, Kantinen, Mensen und Caterer und ermöglicht die Auszeichnung des Gesamtanteils an Bio-Lebensmitteln über ein gestuftes Kennzeichen.
Voraussetzung ist, dass der ausgelobte Bio-Anteil von einer zuständigen Kontrollstelle geprüft und zertifiziert wurde. Verpflichtend ist außerdem, täglich eine Liste der in Bio-Qualität eingesetzten Zutaten bereitzustellen.
Was das für die Software bedeutet: Bio-Kennzeichen und Kontrollstellennummern gehören als eigene Felder in den Artikelstamm. Das System muss Wareneinsatzanteile in Bio-Qualität wertmäßig ermitteln können und die tägliche Zutatenliste automatisch erzeugen – sonst wird aus einer Nachweispflicht eine tägliche Handarbeit.
Ergebnis
Allergene als Buchstaben, Zusatzstoffe als Ziffern, vollständige Legende auf demselben Blatt – und jede Angabe aus der Rezepturkette abgeleitet statt von Hand getippt. Der Aushang für Web, App und Digital Signage entsteht aus derselben Quelle.
Schematische Darstellung mit frei erfundenen Musterdaten und beispielhaften Kennzeichnungen. Verbindlich sind stets die Vorgaben Ihrer zuständigen Behörde.
Betrieb und Hygiene
Die EU-Lebensmittelhygieneverordnung (VO (EG) Nr. 852/2004) verpflichtet Lebensmittelunternehmer in Art. 5 zu einem auf den HACCP-Grundsätzen beruhenden Verfahren, national ergänzt durch die Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV). Software bildet das ab, indem sie kritische Kontrollpunkte, Grenzwerte, Messintervalle, Korrekturmaßnahmen und Verantwortlichkeiten führt – und Abweichungen nicht nur anzeigt, sondern bis zur dokumentierten Erledigung nachhält.
Temperaturnachweise sind der praktische Kern der Eigenkontrolle: Wareneingang, Kühl- und Tiefkühllagerung, Warmhaltung, Regenerierung, Ausgabe und Transport. Entscheidend ist weniger die Messung selbst als der lückenlose, unveränderbare Nachweis – inklusive der Frage, was bei einer Grenzwertüberschreitung unternommen wurde.
Art. 18 der Basisverordnung (VO (EG) Nr. 178/2002) verlangt Rückverfolgbarkeit eine Stufe vorwärts und eine Stufe rückwärts. Im Ernstfall zählt Geschwindigkeit: Welcher Produktionstag, welche Komponente, welche Ausgabestellen – und liegt die Rückstellprobe noch im Tiefkühler oder ist die Frist bereits abgelaufen. Das ist eine Datenmodellfrage – nachträglich lässt es sich kaum reparieren.
In der Gemeinschaftsverpflegung Standard und vielfach behördlich oder vertraglich gefordert: von jeder ausgegebenen Komponente eine Probe, beschriftet mit Datum, Mahlzeit und Bezeichnung, tiefgekühlt gelagert und über eine festgelegte Frist aufbewahrt. Software macht daraus einen führbaren Vorgang – Etiketten aus der Produktionsliste, Fristenüberwachung und die Verknüpfung mit Charge und Produktionstag. Im Verdachtsfall entscheidet genau diese Verknüpfung darüber, ob eine Probe überhaupt noch auffindbar ist.
Anhang II der VO (EG) Nr. 852/2004 verlangt Reinigungs- und Desinfektionsverfahren, die tatsächlich durchgeführt und nachgewiesen werden. In der Praxis ist das die unspektakulärste und zugleich am häufigsten beanstandete Dokumentation: Wer hat wann welchen Bereich gereinigt, mit welchem Mittel, in welcher Konzentration. Dazu kommen Schädlingsmonitoring und die Kontrolle der Reinigungsergebnisse. Digital erfasst, entfällt der Ordner, der bei der Begehung gerade niemandem einfällt.
Belehrungen nach § 43 Infektionsschutzgesetz und Hygieneschulungen nach Anhang II der VO (EG) Nr. 852/2004 sind fristgebunden und nachweispflichtig. Software übernimmt hier die unspektakuläre, aber wirksame Arbeit: Fristenüberwachung, Erinnerung, Nachweisablage.
Überblick
Keine erschöpfende Liste – aber die Themen, die in Projekten dieser Branche regelmäßig über Erfolg oder Nacharbeit entscheiden.
| Regelwerk | Betrifft | Auswirkung auf die Software |
|---|---|---|
| LMIV / LMIDV | Allergene, Kennzeichnung loser Ware | Ableitung aus Rezepturkette, Aushangerzeugung, jederzeit abrufbare schriftliche Dokumentation |
| ZZulV | Zusatzstoffe | Schriftliche Kenntlichmachung mit vollständiger Fußnotenlegende auf jedem Ausgabemedium |
| PAngV § 13 | Preisangaben in der Gastronomie | Endpreise, konsistente Preisverzeichnisse über Karte, App und Kasse hinweg |
| Bio-AHVV | Bio-Auslobung außer Haus | Bio-Kennzeichen im Artikelstamm, Anteilsermittlung, tägliche Zutatenliste |
| VO (EG) 852/2004, LMHV | Hygiene, HACCP | Kontrollpunkte, Grenzwerte, Maßnahmen, Nachweise mit Verantwortlichkeit und Frist |
| VO (EG) 178/2002 | Rückverfolgbarkeit | Chargenführung über Wareneingang, Produktion und Ausgabe; Rückrufauswertung |
| § 43 IfSG | Personalbelehrungen | Fristenüberwachung und Nachweisverwaltung |
| GoBD | Aufzeichnungen und Belege | Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung |
| § 146a AO, KassenSichV | Kassenführung | Anbindung TSE-fähiger Kassen, Belegausgabe, Datenexport für die Prüfung |
| E-Rechnung (B2B) | Rechnungsformate | Empfang und Verarbeitung strukturierter Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD |
| DSGVO, insb. Art. 9 | Personen- und Gesundheitsdaten | Zweckbindung, Rollen- und Zugriffskonzept, Löschkonzept, Protokollierung, AV-Vertrag |
| BFSG / BITV 2.0 | Barrierefreiheit | Zugängliche Oberflächen bei Verbraucherangeboten und öffentlichen Auftraggebern |
| VerpackG §§ 33, 34 | Mehrwegangebotspflicht | Mehrwegvarianten, Pfandführung und Preisgleichheit in Bestellung und Kasse |
Besonders sensibel
Das wird in Projekten regelmäßig unterschätzt. Eine hinterlegte Diabetesdiät, eine Zöliakie-Kennzeichnung oder eine passierte Kost lassen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zu – und fallen damit unter Art. 9 DSGVO, der eine besondere Kategorie personenbezogener Daten mit erhöhten Anforderungen definiert.
Wer eine Bedside-Bestellung baut, baut also keine gewöhnliche Bestellanwendung. Wir gehen das von der ersten Konzeptskizze an entsprechend an.
Häufig übersehen
Seit dem 28. Juni 2025 in Anwendung. Es erfasst unter anderem Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern. Ein reines B2B-Bestellportal fällt in der Regel nicht darunter – ein Elternportal mit Essensbestellung und Bezahlung, eine Gäste-App oder ein öffentlich zugängliches Vorbestellsystem sehr wohl. Für Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, gibt es eine Ausnahme. Die Abgrenzung sollte man vor der Entwicklung klären, nicht danach.
Kommunale Kliniken, Studierendenwerke, Schulen und Einrichtungen öffentlicher Träger unterliegen der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) beziehungsweise dem europäischen Standard EN 301 549. In Vergabeverfahren wird das regelmäßig abgefragt – wer es nicht nachweisen kann, scheidet aus.
Unabhängig von der Pflichtenlage entwickeln wir zugänglich: ausreichende Kontraste, Tastaturbedienbarkeit, sinnvolle Beschriftungen und Strukturen für Screenreader, große Bedienelemente. In der Pflege und in Bewohnerrestaurants ist das die Grundvoraussetzung dafür, dass die Software überhaupt benutzt wird.
Kurz gefragt
Was aus den Vorschriften für Software und Projekt folgt.
Nein. Diese Seite ist eine fachliche Einordnung der Vorschriften, die in der Außer-Haus-Verpflegung regelmäßig eine Rolle spielen, und eine Darstellung unserer Kompetenz darin. Wo eine rechtliche Bewertung nötig ist, gehört sie zu Ihrem Rechtsbeistand oder zur zuständigen Behörde.
Weil Allergene und Zusatzstoffe aus der Rezepturkette abgeleitet werden müssen, nicht von Hand gepflegt. Ändert sich eine Zutat, muss sich die Kennzeichnung überall mitändern – auf dem Aushang, am Bett, auf der Tischkarte und in der Produktionsliste. Nachträglich lässt sich das kaum anbauen.
Es muss die schriftliche Dokumentation jederzeit erzeugen können, auch rückwirkend für einen zurückliegenden Tag. Nach § 4 LMIDV ist die mündliche Auskunft durch das Personal nur zulässig, wenn eine leicht zugängliche schriftliche Dokumentation vorliegt und deutlich sichtbar darauf hingewiesen wird.
Weil die Zusatzstoff-Zulassungsverordnung eine schriftliche Kenntlichmachung verlangt – ein strengerer Maßstab als bei Allergenen. Anzugeben ist die Funktionsklasse in festgelegter Formulierung, etwa „mit Konservierungsstoff"; die E-Nummer ist nicht erforderlich.
Eine Stufe vorwärts, eine Stufe rückwärts nach Art. 18 VO (EG) Nr. 178/2002. Für die Software heißt das: Chargenführung von Anfang an. Im Rückruffall müssen betroffene Chargen, Produktionstag und belieferte Ausgabestellen in Minuten feststehen.
In Klinik und Pflege regelmäßig ja. Kostform und Diät lassen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zu und sind daher als besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zu behandeln – mit entsprechenden Zugriffsrechten und Datensparsamkeit.
Das BFSG ist seit dem 28. Juni 2025 anwendbar und erfasst Verbraucherangebote im elektronischen Geschäftsverkehr. Reine B2B-Portale fallen in der Regel nicht darunter, ein Elternportal mit Bestellung und Bezahlung dagegen schon.
Weitere Antworten – zu Kennzeichnung, Speisenbestellung, Schnittstellen und Projektfragen – stehen unter Häufige Fragen.
Wir ordnen mit Ihnen ein, welche Anforderungen für Ihren Betrieb relevant sind und was daraus für die Software folgt. Wo eine rechtliche Bewertung nötig ist, sagen wir das offen – und arbeiten mit Ihrer Rechtsberatung zusammen.
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