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Übersetzen
Jedes System nennt dieselbe Sache anders. Wir bilden Kostformschlüssel, Artikelnummern, Kostenstellen, Stationskürzel und Tarifgruppen aufeinander ab – in gepflegten, nachvollziehbaren Zuordnungstabellen statt in verstecktem Code.
Systemkopplung
Eine Clearingstelle zwischen Ihren Systemen
In gewachsenen Betrieben ist das Problem selten die einzelne Anwendung. Das Problem ist der Raum dazwischen: Das KIS kennt den Patienten, aber nicht das Menü. Der Speisenmanager kennt die Rezeptur, aber nicht den Kostenträger. Die Kasse kennt den Preis, aber nicht die Kostform. Und niemand kennt den vollständigen Vorgang.
Genau diese Lücke schließen wir – im Projekt, nicht ab Lager. Wir konzipieren und bauen die vermittelnde Stelle dazwischen: Sie nimmt Daten über Schnittstellen von Drittsystemen entgegen, prüft und übersetzt sie und stellt sie den angeschlossenen Systemen in genau der Form bereit, die diese verarbeiten können.
Schematische Darstellung des Clearing-Prinzips. Welche Systeme in Ihrem Haus beteiligt sind, klären wir im Projekt.
Prinzip
Was eine Clearingstelle tatsächlich leistet
„Schnittstelle" klingt nach einer technischen Verbindung. Tatsächlich liegt die Arbeit in dem, was dazwischen mit den Daten geschieht – und dort entscheidet sich, ob eine Kopplung im Alltag hält.
Prüfen
Eingehende Daten werden gegen Regeln geprüft, bevor sie Schaden anrichten: unbekannte Kostform, fehlende Zuordnung, unplausible Menge, doppelte Übertragung. Was nicht sauber ist, landet in einer Klärliste – nicht stillschweigend im Zielsystem.
Anreichern
Aus einem dürren Datensatz wird ein verwertbarer Vorgang: Zur Patientenkennung kommen Kostform, Konsistenz und Allergien; zur Menüwahl kommen Allergene, Nährwerte, Preis, Tarif und Kostenträger.
Entkoppeln
Fällt ein System aus oder liefert verspätet, bricht nicht der ganze Ablauf zusammen. Nachrichten werden gepuffert, wiederholt zugestellt und in der richtigen Reihenfolge verarbeitet. Die Tablettierung beginnt zur festgelegten Zeit – ob das KIS in diesem Moment erreichbar ist oder nicht.
Protokollieren
Jede empfangene und gesendete Nachricht ist nachvollziehbar: Zeitpunkt, Inhalt, Ergebnis, Fehlergrund. Bei Rückfragen aus Verwaltung, Prüfung oder Aufsicht ist belegbar, was wann übergeben wurde.
Offen bleiben
Jede Funktion, die die von uns gebauten Oberflächen nutzen, soll auch über eine dokumentierte API erreichbar sein. Kein verstecktes Wissen, keine Schnittstelle, die nur wir bedienen können – und damit kein Abhängigkeitsverhältnis.
Aus der Praxis
Typische Kopplungen
KIS oder Heimverwaltung ↔ Speisenmanager
Das führende System meldet Aufnahmen, Verlegungen, Entlassungen und die ärztlich oder pflegerisch festgelegte Kostform. Wir übersetzen die hausinternen Kostformschlüssel in das Regelwerk der Speisenplanung, ordnen Station und Zimmer zu und stellen dem Speisenmanager eine tagesaktuelle, konsistente Teilnehmerliste bereit.
Umgekehrt fließen tatsächlich bestellte und ausgegebene Mahlzeiten als Verpflegungsnachweis zurück. Personenbezogene Daten werden dabei auf das beschränkt, was für die Verpflegung erforderlich ist – Kostformangaben können Gesundheitsdaten sein und werden entsprechend behandelt.
Speisenbestellung ↔ Kassen- und Ausgabesystem
Eine Bestellung ist gleichzeitig ein wirtschaftlicher Vorgang. Wir übergeben sie mit dem richtigen Tarif – Gast, Mitarbeitende, Auszubildende, subventionierte Gruppe – an Kasse und Guthabenkonto, führen Zuzahlungen und Kostenträgeranteile getrennt und liefern die Buchungssätze in die Finanzbuchhaltung.
Rückmeldungen der Kasse, etwa eine tatsächlich erfolgte Ausgabe oder ein storniertes Essen, korrigieren den Vorgang auf beiden Seiten. Damit stimmen Produktionsmengen, Abrechnung und Statistik am Monatsende überein.
Bestellportal ↔ ERP und Warenwirtschaft
Artikelstamm, kundenindividuelle Konditionen, Bestände und Liefertermine kommen aus dem ERP. Bestellungen laufen als Auftrag zurück, Lieferscheine und Rechnungen als Beleg ins Kundenkonto. Der Austausch erfolgt je nach System über REST-API, EDI nach EDIFACT (ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC), Dateitransfer per SFTP oder Stammdatenformate wie BMEcat und DATANORM.
Produktdaten von Lieferanten ↔ Rezeptur und Kennzeichnung
Nährwerte, Zutatenverzeichnisse, Allergene und Zertifikate kommen aus unterschiedlichsten Quellen und Formaten. Die Clearingstelle normalisiert sie, erkennt Änderungen an bestehenden Artikeln und markiert betroffene Rezepturen – damit eine geänderte Rezeptur des Lieferanten nicht unbemerkt zu einer falschen Allergenangabe auf dem Speiseplan führt.
Temperaturüberwachung ↔ HACCP-Dokumentation
Datenlogger und Fühler in Kühlzellen, Tiefkühlhaus und Warmhaltebereichen liefern Messwerte. Wir ordnen sie den kritischen Kontrollpunkten zu, prüfen gegen die hinterlegten Grenzwerte, lösen bei Abweichung eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist aus und erzeugen den revisionssicheren Nachweis für die Lebensmittelüberwachung.
Nachvollziehbar
Was ankommt, was durchgeht, was klärungsbedürftig ist
Eine Kopplung ist nur so gut wie das, was man über sie weiß. Jede Nachricht muss mit Zeitpunkt, Inhalt und Ergebnis einsehbar sein – und was nicht sauber ist, muss sichtbar in die Klärliste wandern, statt still zu verschwinden.
clearing · Nachrichtenprotokoll · heute
Klärfälle bleiben mit Wiedervorlage bestehen, bis sie bearbeitet sind
3 offen
Schematische Darstellung mit frei erfundenen Musterdaten.
API-first
Die Schnittstelle entsteht zuerst
Wir entwickeln die Schnittstelle zuerst und die Oberfläche danach. Das klingt nach einem Detail der Reihenfolge, entscheidet aber darüber, ob Ihr System in fünf Jahren noch anschlussfähig ist.
Praktisch heißt das: Jede Web-Oberfläche und jede Smartphone-App greift auf dieselbe dokumentierte REST-API zu wie ein Fremdsystem. Was unsere App kann, kann auch Ihr Dienstleister – ohne uns fragen zu müssen.
- REST-API mit offener Beschreibung, Beispielaufrufen und Testumgebung
- EDIFACT-Nachrichten für den klassischen Großhandelsaustausch
- Webhooks für Ereignisse: neue Bestellung, Grenzwertüberschreitung, Statuswechsel
- Geplante Jobs und Dateitransfer per SFTP für Systeme ohne moderne Schnittstelle
- Import und Export gängiger Formate: CSV, XML, JSON, BMEcat, DATANORM, GS1/GDSN
- Single Sign-on über SAML oder OpenID Connect
- Fehler- und Klärlisten mit Wiedervorlage statt stillem Verwerfen
- Test- und Abnahmeumgebung getrennt vom Produktivbetrieb
Kurz gefragt
Häufige Fragen zu dieser Seite
Was bei Systemkopplungen regelmäßig zuerst gefragt wird.
Was macht eine Clearingstelle, was eine Schnittstelle nicht macht?
Eine Schnittstelle verbindet, eine Clearingstelle entscheidet. Sie bildet Kostformschlüssel, Artikelnummern, Kostenstellen und Tarifgruppen aufeinander ab, prüft eingehende Daten gegen fachliche Regeln, reichert sie an, puffert sie bei Ausfällen und protokolliert jede Übergabe. Die eigentliche Arbeit liegt in dem, was zwischen den Systemen mit den Daten geschieht.
Gibt es diese Clearingstelle als fertiges Produkt?
Nein. Welche Systeme in Ihrem Haus beteiligt sind, welche Schlüssel aufeinander abgebildet werden müssen und welche Regeln gelten, unterscheidet sich von Haus zu Haus. Die vermittelnde Stelle wird gemeinsam konzipiert und anschließend gebaut.
Welche Formate und Übertragungswege kommen infrage?
Je nach beteiligtem System REST-API und Webhooks, EDI nach EDIFACT (ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC), Dateitransfer per SFTP sowie Stammdatenformate wie BMEcat, DATANORM und GS1/GDSN. Dazu geplante Jobs für wiederkehrende Abgleiche.
Was passiert, wenn ein angeschlossenes System ausfällt oder verspätet liefert?
Der Ablauf darf nicht mit ausfallen. Nachrichten werden gepuffert, wiederholt zugestellt und in der richtigen Reihenfolge verarbeitet. Die Tablettierung beginnt zur festgelegten Zeit – ob das KIS in diesem Moment erreichbar ist oder nicht.
Was geschieht mit fehlerhaften oder unbekannten Daten?
Sie landen in einer Klärliste, statt stillschweigend ins Zielsystem zu wandern. Unbekannte Kostform, fehlende Zuordnung, unplausible Menge, doppelte Übertragung: Jeder dieser Fälle wird sichtbar gemacht und zur Wiedervorlage gestellt.
Wie wird mit Gesundheitsdaten umgegangen?
Kostformangaben lassen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zu und sind daher regelmäßig als besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zu behandeln. Übertragen und gespeichert werden sollte nur, was für die Verpflegung erforderlich ist.
Macht uns eine solche Kopplung von Ihnen abhängig?
Das ist ausdrücklich nicht das Ziel. Jede Funktion, die die von uns gebauten Oberflächen nutzen, soll auch über eine dokumentierte API erreichbar sein – kein verstecktes Wissen und keine Schnittstelle, die nur wir bedienen können.
Weitere Antworten – zu Kennzeichnung, Speisenbestellung, Schnittstellen und Projektfragen – stehen unter Häufige Fragen.
Welche Systeme sollen Daten austauschen?
Nennen Sie uns die beteiligten Systeme und was zwischen ihnen fließen soll. Wir sagen Ihnen, ob eine Kopplung realistisch ist – und wo erfahrungsgemäß die Fallstricke liegen.